テレワーク 労務管理システム【図解】

労務管理システム 業務改善
労務管理システム

効率的な労務管理ソフト

労務管理ソフトとは、勤怠管理(労働時間の管理)やプレゼンス管理(在席管理)、 業務管理(業務遂行状況の把握)等を適切に行うために用いるツールのことです

会社では社員に対して勤怠、年次有給休暇、旅費あるいはスケジュールなどの様々な管理を行っています。これらの多くは既に電子化されておりテレワークシステム方式を用いればテレワーク環境でもそのまま利用することが可能です。

社内では、いつ出勤していつ帰ったか、あるいはきちんと席に着いて仕事をしているか、仕事が順調に進んでいそうかなどが一目瞭然です。場合によっては、今どんな仕事をしているかも簡単に知ることができます。

テレワークの場合もその会社の実情に適した労務管理ツールを活用すれば社内と同じような運用が可能です、 テレワークのための便利なツールとして、勤怠管理、プレゼンス管理(在席管理)、業務進捗管理などのツールが多数販売されおります。

テレワーク 勤怠管理システム

テレえもん
テレえもん

テレワーク環境においては、勤務の開始・終了や休憩等の時間を管理して記録するツールも必要になってきます。テレワーク端末上の操作ログや在席、離席のプレゼンス情報を取得し、必要なデータ形式を自動抽出することが可能なものもあります。

基本的には、従来から社内で利用している勤怠管理ツールを、テレワーク環境でもそのまま使えます。ただし、1時間単位の中抜けの年休取得など、働き方改革に沿った新しい労務管理の流れに対応しているかどうか、自社の制度との整合性をよく確認しておくこが必要です。

テレワーク環境においては、勤務の開始・終了や休憩等の時間を管理して記録するツールも必要になってきます。テレワーク端末上の操作ログや在席・離席のプレゼンス情報を取得し、必要なデータ
形式を自動抽出することが可能なものもあります。

勤怠管理については、労働時間の記録のみであればグループウェア等でも対応可能で す。給与計算ソフトや人事管理ソフト等との連携を重視する場合には、専用ツールの導 入を検討します。

営業職などの出先で移動する環境でのモバイルテレワーク業務では、出退勤、休憩、移動、訪問などの活動内容をGPS情報とともに記録できるツールもあります。また、在席中のテレワーク端末の
画面を不定期にキャプチャーすることで、勤務状況を確認するツールもあります。

最近では、勤務実態を直接的に把握するツールとして、社員がどのアプリを使ったか、どのファイルを操作したか、ブラウザで何を見ていたか、などの詳細なログを自動収集して整理・チェックでき
るものも出てきています。

また、情報を収集して社員を監視するのではなく、勤務計画や残業予定に合わせて、働きすぎを防止するためにパソコンの強制ログオフやアラームなどの機能を持っているツールも多くなっていま
す。

勤怠管理システム  選び方 ポイント

労働時間の記録

最低限、必要な機能は労働時間(始業時刻・就業時刻・休憩時間)の記録です。

また、出退勤の打刻と合わせ、以下のポイントについても考慮する必要があります。

  • フレックス勤務への対応(コアタイムのあり・なし)
  • 業務の中断・中抜けへの対応

テレワークの勤怠管理システム おすすめ ソフト3選

ジョブカン

ジョブカンは、勤怠管理に合わせて社会保険や雇用保険の書類を自動化できるなど、様々な労務管理に対応、テレワーク導入による各書類の手続きや管理業務の負担を減らすことが可能です。

ジョブカンのお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

動画 【ジョブカン勤怠管理】ユーザーマニュアル

クラウド型バックオフィス支援システム「ジョブカン」のテレビCMです

ジョブカン テレビCM-1 資料多すぎ篇 15秒

人事労務 freee

人事労務freeeは、勤怠管理に合わせて給与計算やマイナンバーの管理、年末調整などの人事・労務管理を合わせて使うことのできるサービスです。

人事労務 freeeのお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

動画 人事労務を初めて実施する方のお悩みについて【人事労務freee使い方ガイド1】

給与計算や勤怠管理、労務管理を楽にミスなく!
働き方改革で対応が必須の有給管理や打刻もこれ1つで

人事労務を初めて実施する方のお悩みについて【人事労務freee使い方ガイド1】

jinjer勤怠 ジンジャー

injer勤怠はPC、スマホ、タブレット、チャットツール、Apple watch、Google homeからの打刻が可能な勤怠管理システムです。jinjerは勤怠管理以外にも、jinjer人事、jinjer労務、jinjerワーク・バイタル、jinjer経費、jinjerマイナンバー、jinjer採用などの様々なサービスがあり、それぞれとデータを共有することが可能です。

jinjer勤怠 ジンジャーのお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

動画 jinjer勤怠サービス動画

勤怠jinjerのサービス動画になります。簡単に導入でき、簡単に操作できるのが勤怠jinjerです。多様な打刻方法、管理画面のスマホ完全対応、多くの決済方法など機能も充実しており、管理・作業コストを軽減することで、企業経営のパフォーマンス向上を実現します!

jinjer勤怠サービス動画

在席管理(プレゼンス管理)システム

テレえもん
テレえもん

従業員の在席確認や業務状況(在席中か否か、話しかけて良い状態か等)をリア ルタイムで把握できるツールです。プレゼンス管理専用のツールを利用するほか、会議システ ムのカメラ機能を通じて管理する方法や、E メールの定期的なやり取りによって実施する 方法等があります

テレワーク環境では、社員が席に着いているかどうか見えないので、在席管理機能が必要になります。在席・離席情報については、本人のボタン申告で把握するのが原則です。

Web会議やグループウェアの機能を利用して記録を取ることもできます。申告が信用できない場合は、勤務実態把握ツールで確認できます。

同僚がすぐ傍らにいるかのように映像などの情報を表示することで気軽に声をかけられたり、あるいは仮想オフィス内に人を配置したりして、より実際の働き方に近づけるように工夫した在席(プレゼンス)表示ツールもあります。

その他、遠隔地のサテライトオフィスでの在席状況を確認する方法どして、お互いのオフィス全体をWebカメラで写しディスプレイに表示し続けたままにする、というようなことも行われています。

在席(プレゼンス)管理をきちんと行うことで、テレワーク中に仕事をさぼっていると思われないかという不安の解消や、コミュニケーションの活発化を促し、孤独感をなくす等の効果も期待されて
います。

テレワークの在席管理システム  おすすめ ソフト3選

iruca

irucaはログイン不要の在席管理ツールです。
リモートワーク(テレワーク)における在席・離席などのステータスを簡単に管理できるほか、行動予定表としても利用できます。

irucaのお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

ZAiSEKI

スタッフの在席状況や行動予定を共有するアプリ、オフィスはもちろん、テレワーク・リモートワーク(在宅勤務)での所在確認に。
30名まで無料でお使いいただけます。

ZAiSEKIのお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

動画 無料で使える欲張りホワイトボードアプリ「ZAiSEKI」

無料で使える欲張りホワイトボードアプリ「ZAiSEKI」

ZAiSEKIは、スタッフの所在や行動予定を連絡するアプリです。これまでは社内に設置したホワイトボードに書いて共有していたものを、個人のスマートフォンやタブレットデバイスから入力し、パソコンや社内設置モニタで閲覧することができます。本動画は、ZAiSEKIのユーザ編操作説明です。

ZAiSEKI 【ユーザー編】

 在席管理 Sococo

職場と在宅勤務中のスタッフ、さらに他の事務所や店舗、営業先など、同じ空間に居ない社員同士が、声を掛けあったり、会議に呼び出したり…と、文字や声、映像で、簡単にコミュニケーションをとることができます。タブレット端末やスマートフォン等を持って外出している営業マンも利用可能!自分のアバターを操作し、文字や声、映像で、場所が離れていても簡単にコミュニケーションをとることができます。

Sococoのお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

動画 Sococoのご紹介

クラウド上に仮想のオフィス空間を作る「Sococo 」。

Sococoのご紹介(株式会社テレワークマネジメント)

業務進捗管理システム

テレえもん
テレえもん

テレワーク中の従業員の業務を管理したり、従業員間でスケジュールを確 認し、打ち合わせや会議を設定する場合に利用するツールです。

プロジェクト管理、タスク管理ツールとも呼ばれます。

業務進捗を適切に管理することは、テレワーク環境での意思の疎通やチームワークのためにも重要です。業務進捗管理は、スケジュール管理やワークフローなどの既存のツールを活用することで可能になります。特に、スケジュールの共有は、最低限必要です。

業務内容に合わせて必要な機能を備えたグループウェアを導入することも効果的です、業務によっては、専用の進捗管理ツールもあります。例えば、システム開発会社でのテレワークでは、ソースコードのバージョン管理や円滑な協業のために、プロジェクト管理ツールを利用することが望ましいです。

プロジェクト管理、タスク管理システムの選び方 ポイント

プロジェクトのタスク化

進捗管理を効果的に進めるには、プロジェクト全体のプロセスを細分化し、小さくタスク化してスケジュールを管理することが重要です。数時間で終わるタスクもあれば数日かかるタスクもありますが、ひとつひとつタスクを完了させていくことで、全体的な進捗率を正確に把握可能。

進行リーダーの設定

プロジェクトを進めていくうちに、誰がこのプロセスの責任者なのがあいまいになることがあります。細分化されたタスクごとに主たる管理者(=進行リーダー)を設定してみてください。そうすると、責任の所在が明確になり、進捗管理も容易。

 

日程進捗、スケジュールの共有

納期をはじめ、進捗管理に関わるスケジュールをメンバー全員で共有し、相互に進捗率を確認しあうことも大切なポイント。ひとつの工程の遅れが後に続くあらゆる工程に影響することがわかれば、安易にスケジュールを遅らせることもなくなり、計画通りに進む。

下記はおすすめのプロジェクト管理、タスク管理システムです。

 

プロジェクト管理、タスク管理システム  おすすめ ソフト3選

サイボウズ プロジェクト管理

部署を横断したプロジェクトの進捗もガントチャート形式で確認。遅延しているタスクが一目瞭然。 タスクごとに担当者や実施期間を設定可能。スケジュールの可視化で進捗状況が明確に。 30日間無料お試し・サポート充実・安心の複数認証・モバイル対応。

サイボウズのお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

office.cybozu.co.jp
プロジェクト管理も「サイボウズ Office」にお任せ | サイボウズ Office
https://office.cybozu.co.jp/lp/project/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=3_2&ptai=a5bd0191edd024&argument=rYTkaLGX&dmai=a5bd0191edd024&gclid=Cj0KCQjwwr32BRD4ARIsAAJNf_0GCKFT47m-wGxdx_CzrWq6whsUHaGULW3AcNYi4qSj_6QNE1bGwZEaAt5bEALw_wcB
グループウェアなら中小企業シェアNo.1のクラウドサービス「サイボウズ Office」。プロジェクト管理で起こる問題も解決するサイボウズのグループウェアをまずは無料お試し!
動画 サイボウズ Office 操作ムービー(プロジェクト編)
サイボウズ Office 操作ムービー(プロジェクト編)

オンラインプロジェクト管理   Wrike

双方向のなガントチャートで作成複数のプロジェクトを簡単に管理、ソフトウェアのダウンロードは不要。 簡単にオンラインプロジェクト管理。

オンラインプロジェクト管理   Wrikeのお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

動画 wrikeのガントチャートや使い方の解説!現役エンジニアが使ってみた【解説編】
wrikeのガントチャートや使い方の解説!現役エンジニアが使ってみた【解説編】

タスク管理 Trello (トレロ)

「Trello」とは、カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のツールです。壁面に付箋紙を貼るような感覚で、ドラック&ドロップで直感的に操作が可能。わかり易いインターフェースと、多数の外部ツール(Slack、Github、Salesforceなど)と連携したプラットフォームの構築により、サービスが充実している、個人でもチームでも使える無料のタスク管理ソフト。

Trello (トレロ)のお試し、使い方、導入時事例はこちらからどうぞ。

動画 チームでの仕事が効率的に!タスク管理ツールTrello活用術

チームでの仕事が効率的に!タスク管理ツールTrello活用術

 

 

参考文献:

テレワーク導入・運用の教科書

テレワークで働き方が変わる! テレワーク白書2016

できるテレワーク入門 在宅勤務の基本が身に付く本

 

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