テレワークとは?【図解】

テレワーク 現代版 どこでもドア  業務改善
テレワーク 現代版 どこでもドア

テレワークとは?

 

テレえもん
テレえもん

テレワークは現代版 ドラえもんの『どこでもドア』です、自宅にいても瞬間的に会社もしくはお客さんと実際に会っているように会話ができ、情報交換が可能だよ。

2020 年 の 新型 コロナ ウイルス により、 日本 の 企業 は いや 応 なく テレワーク に 取り組ま ざる を 得 ない 状況 に 追い込ま れ て いる。
IT企業に限らず、大企業もとより中小企業、個人事業者、フリーランスと全ての業種、職種にてテレワークが早急に導入されている。

テレワークの導入に関しての就業規則、マニュアル等のソフト面での対応及びカメラ、マイク等にハード面での対応について正しい知識、情報がない為に業務に支障をきたしている方々が多いのではないかと思われるので初めての方にもテレワークの概要が理解できるようにイラスト入れで分かり易く、テレワークの概要を纏めました。

「働く、が変わる。TeleWork」~総務省テレワーク普及啓発動画~

総務省が発信している動画、人材不足、コスト削減、業務の効率化、ワークライフバランスの向上、社員個々の環境変化による離職、そんな企業の悩みを解決してくれる「テレワーク」について解説します。

「働く、が変わる。TeleWork」~総務省テレワーク普及啓発動画~

 

テレワークの定義

「テレワーク」の語源は、「離れた」という意味を持つ言葉「テレ(Tele)」と、「ワーク(Work)」つまり「仕事」という」言葉を組み介わせた造語です。

英語では”Telework”と言われ

ICTを活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」とされています。
ICTとは情報通信技術 (ICT : Internet Communication Technology)のことです。

わかりやすく説明すると、「テレワーク」とは、

”パソコンやスマートフォン、タブレットなどの機器を使用し、インターネットトを使ったシステムやサービスを利用することで、これまで固定されていた「働く場所」や「働く時間」を有効に活用し、労働者のワークライフバランスはもちろん、企業の生産性をも向上でさる、柔軟な働き方の事”。

在宅勤務、モバイルワーク、リモートワーク、フレキシブルワークプレイスとも呼ばれます。また、テレワークで働く人をテレワーカーと呼びます。

 

テレワークとリモートワークの違い

「リモートワーク」は英語で「remote work」と表記され、「remote=遠隔・遠い」、「work=働く」の二つが合わさってできた造語です。「遠くで働く」となることから、言葉の意味は「テレワーク」と同じですが『リモートワーク』は「チームで働くという意味合いが強い」です。

ITエンジニアやWebデザイナーなどのスキルを持った人が、ITツールやインターネットを使ってオフィス以外の場所で仕事をする働き方を指す場合に多く使われます。

リモートワーク

リモートワーク

テレワークとワーケーションの違い

日本航空(JAL)は「ワーケーション」と呼ばれる新しいテレワークのシステムを導入している。ワーケーションとは「work(仕事)」と「vacation(休暇)」を組み合わせた造語。旅行先などでの仕事を認めるものだというが、これまでのテレワークとは何が違うのか。

ワーケーションとは2000年代に米国で生まれた、「ワーク」と「バケーション」を組み合わせた造語である。リゾートなどの環境のよい場所で、休暇を兼ねてリモートワークを行う労働形態を指すことが多い。

最近では企業が福利厚生として、ワーケーションできるコワーキングスペースを契約するケースが増えてきている。

ワーケーションとテレワークとは、働く場所と目的に違いがあります。テレワークは自宅やサテライトオフィスなど、基本的に事前申請した場所で仕事をします。ワーケーションの場合、働く場所は休暇で宿泊中のホテルや帰省先の家などで、期間も限定的です。

また、テレワークには生産性の向上、ワークライフバランスの実現、オフィスコストの削減など、さまざまな目的があります。ワーケーションにもこのような効果がないわけではありませんが、主な目的は休暇を取りやすくすること、リフレッシュを図ることにあります。

ワーケーション

ワーケーション

 

テレワーク 歴史

どらえもん
テレえもん

テレワーク(Telework)、テレコミュート(Telecommute)という言葉は1973年にジャックニールズ(Jack Nilles)によって生み出されました。

当時、OPECの石油危機と1970年代の燃料費の高騰により、ジャックニールズ(「テレワーキングの父」と呼ばれることもあります)は、あまり通勤することなく仕事を行う方法を模索しました。

彼はその時、アメリカ空軍とNASAのための通信システムと宇宙用の乗り物を設計するプロジェクトに従事していました。

ジャックはそのプロジェクトを通じて、遠隔地と通信技術を活用することでスタッフの通勤時間を削減することができることに気付き、プロジェクトに参加しているメンバーに家から仕事をすること許可し、”Telecommuting”と”Telework”という造語をつくり、今日のリモートワークの基礎を築きました。

Jack Nilles Telework

Jack Nilles

 

テレワークの背景

どらえもん
テレえもん

テレワークで通勤時間ゼロ、事務所費ゼロが可能しかも子育て・介護対応し、少子高齢化社会に適用した新しい働き方改革の目玉だよ。

労働人口の減少に伴い、従業員一人ひとりの生産性がより求められる中で、テレワークはその解決策の一つとして期待されています。

2019年には厚生労働省が「テレワーク宣言企業」の公募を開始したこともあり、日本国内におけるテレワーク活用の動きが活発になってきています。

通勤に対するコストの見直し

2015年の日本国民の平均通勤時間は34分(男性43分、女性25分)この時間を有効活用すれば、オーバーロード、過労死の減少さらに交通費やオフィス設備費を削減することも可能です。

年間休日の平均は厚労省の2019年調査によると109日なので労働日数は256日、よって34分×256日=8704分=145時間となり日数に換算すると18日となりほぼ1か月分に値します。

経営者側は固定費(事務所費用、光熱費、交通費)を削減にでき、雇用者は通勤時間と言うムダを削減でき、稼働率が向上し、削減できた時間を家族、自己啓発に当てることが可能になり質の高いライフ生活をエンジョイできます。

又、台風や大雨・大雪といった災害時及びインフルエンザ等の感染流行時にも従業員の安全性を確保できます。

働き方改革 子育て・介護対応

働き方改革の一環として、家事・子育て・介護と仕事の両立を望む女性のためのワークライフバランスが注目されています。

テレワークであれば働く場所は自由に選択できます。例えば、発熱した子どもを隣で寝かせて仕事をしたり、親がデイケアに行った合間で仕事をしたりすることなども可能です。必ずしもフルタイムでなくとも、経験を生かして働き続けてもらうことが企業にとってもプラスにはたらきます。

 

採用の強化

テレワークを導入することで、遠方や海外に住んでいたり、車椅子使用者だったりなど、何らかの事情で通勤が困難な人材を確保することができます。求職者の視点でも、引越しや長距離通勤をしなくてもいい職場には応募しやすいでしょう。また、配偶者の転居などで通勤が難しくなった従業員に対しても、リモートワークによって働き続けられる機会を提供できます。

 

テレワークの種類

どらえもん
テレえもん

テレワークの種類は大きく分けると雇用型と自営型に分けられるよ。

雇用型テレワーク

雇用型テレワークには次の3種類があります。

在宅勤務

自宅をメインの就業場所として業務に携わる形態のテレワークです。会社とのやりとりは主にパソコンや電話、FAXなどで実施。また、メッセンジャー(チャットツール)やWeb会議システム、業務ログを収集して管理できる業務ログ管理システムなども必要に応じて活用。企業によって、すべての労働日を在宅勤務にあてる場合もあれば、週に数日だけテレワークを利用できるといったルールを設けている場合もあります。

テレワーク 在宅勤務型

テレワーク 在宅勤務型

モバイルワーク

お客様先や移動中のカフェなどでパソコン、スマートフォン、タブレット、携帯電話などを使って働くスタイルのテレワークです。このモバイルワークは営業職などの職種でよく活用されています。モバイルワークを導入するには、社外からオフィスの自席パソコンにアクセスできるリモートアクセスシステム、業務報告をタブレットで送れる業務報告システム、業務ログ管理システムといったソリューションの活用が不可欠です。

テレワーク モバイルワーク型

テレワーク モバイルワーク型

施設利用型勤務

サテライト・オフィスと呼ばれる自社で用意するテレワーク用のオフィス、あるいは複数の企業や個人が利用する共同利用オフィス、ワークスペースなどを就業場所とするテレワークです。主に通勤負担の軽減、郊外エリアなど地域との連携、生産性・効率の向上を目的として導入されています。

*サテライト・オフィス(英:satellite office)とは、企業本社や、官公庁・団体の本庁舎・本部から離れた所に設置されたオフィスのこと。本拠を中心としてみた時に、惑星を周回する衛星(サテライト)のように存在するオフィスとの意から命名された。引用:Wikipedia

テレワーク サテライトオフィス

テレワーク サテライトオフィス

自営型テレワーク

企業や団体に雇用されていない人が、ICTや情報通信機器を使って働くスタイルです。フリーランス、在宅ワーカーなどとも近い働き方ですが、テレワークにおいては次の2種類の名称で分類されています。

SOHO

専業性、独立自営の度合いが高い人の自営型テレワークをSOHOと呼んでいます。特徴は特定の事業に従事し、個人事業主的経営者意識が高く、営業活動や宣伝活動にも積極的であることです。自宅やレンタルオフィスで仕事をしますが、取引先へも必要に応じて出向きます。

Small Office/Home Office(スモールオフィス・ホームオフィス)、略してSOHO(ソーホー)とは、「パソコンなどの情報通信機器を利用して、小さなオフィスや自宅などでビジネスを行っている事業者」といった意味で使われる場合が多い    引用:Wikipedia

テレワーク SOHO

テレワーク SOHO

内職副業型勤務

専業性が比較的低く、容易な業務を中心に行うスタイルの自営型テレワークは、内職副業型勤務と呼ばれます。案件はクラウドソーシングサイトなどから探すことが多く、得られる収入もSOHOに比べると低めです。副業として行っている人もいます。ほとんどの仕事は自宅内で完結するのが一般的です。

テレワーク 内職型

テレワーク 内職型

今後、時代の要請により企業のテレワーク導入や活用が増えていけば、テレワークの種類ももっと細かい分類が必要になっていく、また、テレワーク環境を整え、柔軟な働き方を支えるテレワークソリューションも広がりをみせています。テレワーク導入にあたっては、どのようなスタイルのテレワークが自社の目標を達成するために適するか、効果を最大化するためにはどんなソリューションを活用すべきかを『働き方、休み方改善コンサルタント』の協力を得ながら検討が必要です。

テレワークソリューションTeleWork Solution(テレワーク解決)とは①テレワーク環境の導入、②テレワークによるコミュニケーション・Web会議③テレワーク中の勤務実態の把握④テレワークのセキュリティ等の「諸問題の解決方法」を提起するサービスです。

 

テレワーク環境

テレワーク導入のためのICT環境の構築方式は下記の4つの方式があります。それぞれシステムや特徴、導入にかかるコストが違います、導入する会社に適したテレワーク環境を選択してください。

リモートデスクトップ方式

会社に設置されたPCのデスクトップ環境を、別のPCやタブレット端末等で遠隔から閲覧及び操作することができるシステム、作業は遠隔操作で実施します。そのため、全ての作業がオフィスの端末で行っている状態と同じで、手元の端末にデータは残りません。保存したファイルはオフィスにある端末上に保存され、情報漏えいが起きにくいという利点があります。

新しくシステムを組み込む必要はなく、オフィスに設置された端末がインターネットにつながっていれば、専用アプリケーションや専用機器(USBキー等)を介してシステムを利用することができます。

リモートデスクトップを利用するには、オフィスに端末を用意し、常時電源をオンにしておく必要があります。そのためにオフィスの電気代の負担がかかり、リモートデスクトップの利用人数を増やす場合はコストが増大する恐れがあります。

この問題を解決する方法として、クラウド技術と組み合わせてオフィスにある端末の電源のオン・オフを遠隔から自在に操作可能な技術があります。

リモートデスクトップ方式

画像出典先:厚生労働省『テレワークではじめる働き方改革』

 

仮想デスクトップ方式

サーバが提供する仮想デスクトップに、手元にあるPCから遠隔でログインして利用するシステムです。リモートデスクトップ方式との違いは、サーバにアクセスして利用する点です。

作業した内容はサーバに保存され、手元の端末には残りません。また、仮想デスクトップ利用者が自由にソフトウェアをインストールするのを防止することができ、ソフトウェア のアップデート等は管理者から実行可能です。

オフィス内に、仮想デスクトップを管理するサーバやVPN装置等の設置が必要です。また、社外専用端末にはVPNソフトのインストールが必要です。

仮想デスクトップでは、導入したサーバのリソースを配分して利用するため、グラフィックを頻繁に用いる等のマシンパワーを要する専門職(設計職、デザイン職等)が利用することは不向きです。

*VPNとはVirtual Private Networkの頭文字を取った用語。離れた場所の間を仮想的な専用線でつないで安全なデータ通信を実現する仕組みで、仮想プライベート・ネットワークとも言います。社内のネットワークはLANで接続。

仮想デスクトップ方式

画像出典先:厚生労働省『テレワークではじめる働き方改革』

 

クラウド型アプリ方式

オフィス内外や利用端末の場所を問わず、Web上からクラウド型アプリにアクセスし、どこからでも同じ環境で作業が可能。必要なアプリケーション(機能)が、企業のコンピュータや専用サーバ上ではなく、クラウドサーバ上にある。

従業員の手元の端末からオフィス内の既存のサーバへ直接にはアクセスできない仕組み。アプリケーションによっては、クラウド上で作成した資料をローカル環境にダウンロードすることが可能なものもある。

既存の社内システムに新しくシステムを組み込む必要はありません。オフィスに設置された端末がインターネットにつながっていれば、アプリケーションに対してアクセス可能なライセンスや認証を取得するだけで利用可能です。

アプリケーション利用のためのライセンスについて、契約によっては1年毎に更新が必要です。また、使用する端末はWebブラウザを利用するため、メモリを消費することとなり、マシンのリソースがある程度要求されることになります。

クラウド型アプリ方式

画像出典先:厚生労働省『テレワークではじめる働き方改革』

 

会社PCの持ち帰り方式

会社で使用しているPCを社外に持ち出し、主にVPN経由で業務を行う方式です。実際に採用する場合は、企業から従業員に対して、情報漏えい対策等の十分なセキュリティ確保のほか、私的利用の制限等の技術的な機能制限をしておく必要があります。

PCに多くの業務データが格納された状態で社外へ持ち出すこととなるため、PCの盗難や紛失による情報の漏えいが発生する恐れがあります。そのため、企業側からテレワーク専用のPCを貸与する場合は十分なセキュリティ対策がなされたものを用意することが必要です。たとえばHDDの暗号化、外部メディア接続の制限、多重認証や生体認証等の複雑な認証要求、のぞき見防止フィルターの利用等です。

システムの導入条件はありませんが、オフィス外へ持ち出すPC自体のセキュリティ対策を十分に行うこと、従業員がセキュリティポリシーを十分に理解して遵守することが必要。

会社PCの持ち帰り方式

画像出典先:厚生労働省『テレワークではじめる働き方改革』

 

関連記事:テレワーク ICT環境の整備【図解】

テレワークに適した業務

テレえもん
テレえもん

それでは、現在の会社での仕事を、大雑把に①デスクワーク、②会議(ミーティング)、③オペレーション(物理操作)の3つに分類して、テレワークに向いている仕事、すなわちICT環境に適し
ている仕事は何でしょうか?

デスクワーク

デスクワークとは、会社の自席で行う各種業務のことです。資料閲覧、資料調査、資料作成、メール送受信、データ分析、レポート作成、スケジュール管理など、様々な業務があります。

例えばソフト開発業務では、仕様書作成、プログラムのコーディング、試験、デバッグなどもあります。さらに、毎日の勤務管理や申請処理、決済処理などの管理業務もデスクワークです。現在、こ
れらのほとんどの業務が電子化されパソコン上で作業ができるようになっています。

以前のデスクワークは、紙の書類を用いてペンで書いたり印鑑を押したりして行っていましたが、現在では、急速にペーパーレス化か進んでいます。ペーパーレス化のためのツールも多数存在しま
す。ペーパーレス化か進んでいる職場では、全てのデスクワークがパソコン上でできるというケースも増えています。

これらのパソコンで行う業務は、ICT技術(によるシステムやツール)を用いることで、セキュリティポリシーの許す範囲なら、会社以外の場所で行うことが可能になっています。つまり、デスク
ワークはテレワークに非常に適した仕事です。

会議(ミーティング)

各種の会議・打合わせも会社の業務において大きな割合を占めています。
社内のミーティング、他社とのミーティング、お客様との営業ミーティングなど等、従来、多くの会議は物理的に1か所に集まって開催していました。

しかし最近では、離れた場所と場所とをICT技術を用いてつなぐ電子会議によって、物理的に集まらなくても開催可能となってきています。

電子会議としては、高価なテレビ会議システムだけではなく、パソコンやタブレット、場合によってはスマートフォンや携帯電話を用いた簡易なWeb会議システムも広く普及しつつあります。 会議(ミーティング)は今や、会社以外の場所も含めた、テレワークに向いている業務です。

現場作業(オペレーション)

実物や実機を操作して行う各種業務、工場での作業、製造・検査、出荷・配送、あるいはお客様へのデモンストレーションなどの業務がこれに相当します。この分野でも電子化が進んでいますが、
物理的な操作を伴うものはその場にいなければならないことが多いです。したがって、現状では残念ながらテレワークに向いている業務とはいえません。

但し、以前は現場作業(オペレーション)を教育するときは以前は現場にて実施していましたが現場の作業マニュアルが完備されさらに動画にて保存してあるならば、このような学習、研修する業務もテレワークに適した業務です。

関連記事:テレワーク 在宅縫製、アパレル工場

テレワークの効果、メリット

テレえもん
テレえもん

テレワークは経営側には固定費削減(家賃、光熱費、交通費等)、人材確保の拡大等のメリットがあり、雇用者側にも通勤時間ゼロ、生活のマッチした仕事が可能等のメリットがあるよ!

テレワーク導入による経営側のメリット

費用削減

テレワークによりオフィススペースが不要になり家賃等の固定費、光熱費がゼロになります更に通勤手当を支払う必要もなくなります。

コスト カット

コスト カット

人材確保の拡大&離職率低下

テレワーク導入で育児・介護・病気療養などを行っている従業員が仕事を継続することが可能、又、育児や介護などを理由にした離職を予防でき、優秀な人材の確保と流出を防止で可能です。

テレワーク 育児、介護

テレワーク 育児、介護

 

 営業効率の向上

営業にマッチしたテレワークのひとつである、モバイルワークでは営業担当の社員が、家から訪問先に直行し、商談が終わればオフィスに戻らずモバイル端末で会社への報告などを行い、就業時間になれば、その日の報告などもモバイル端末から行いそのまま家に直帰します。

こうしたテレワークにより、顧客訪問回数や顧客滞在時間の増加、迅速かつ機敏な顧客対応を実現でき顧客満足度を向上させるが可能です。

営業のモバイルワーク

営業のモバイルワーク

 地震、台風、感染症流行時の対応

地震や台風などの災害時、テロ、インフルエンザのパンデミックなどの非常事態により事業の継続が困難な状況でも、オフィス以外で働くテレワークの社員がいれば非常時でも事業を継続でき、事業利益の損失を最小限に食い止めることが可能。

地震、台風、感染症流行時の対応 テレワーク

地震、台風、感染症流行時の対応 テレワーク

 

テレワーク導入による雇用者側のメリット

生活の質の向上

テレワークにより雇用者は家族と過ごす時間や、自分の趣味のための時間などを増やすことができます。

テレワークにより男性でも女性でも育児の時間を取れるようになるので、安心して子供を育てられる環境が創出できます。更に物価が安い、家賃が安い地方で生活できるので暮らしやすくなりエンゲル係数が低くなり、東京一極集中化を阻止でき、真の意味での地方創生が促進されます。

テレワーク導入による地方創生

テレワーク導入による地方創生

障害、病気治療と仕事の両立

病気や障がいなどの理由でオフィスに定期的に出勤できないという方もおられます。

テレワークの導入で「障害・病気治療」と「仕事」の二者択一ではなく、それらの両立を可能にすることができます。

テレワーク 障がい者

テレワーク 障がい者

ストレスの削減

テレワークにより毎日の通勤・帰宅のために満員電車に乗ったり交通渋滞に巻き込まれるなどのストレスから解放されます。

又、職場の人間関係から生じるストレスもなくなり、辞職率も低下します、真の意味での成果主義が到来します。

テレワークによりストレスなく仕事ができるようになれば、仕事の生産性も向上し経営者も雇用者側もWIN-WINとなれます。

テレワーク 職場の人間関係 解決

テレワーク 職場の人間関係 解決

テレワーク導入 課題、デメリット

テレえもん
テレえもん

テレワーク導入時の労務管理、業務管理、情報共有化、コミュニケーション不足等の課題は事前に検討して適用するソフトウェア、システムの導入を検証し、不具合があれば修正します。

関連記事:テレワーク導入

テレワーク導入 経営側の課題

 テレワーク社員の勤怠管理、労務管理

テレワーク社員の出勤・退勤・在席中・離席中の把握をどうするかという問題が起こる可能性があります。

テレワークによる時間外勤務は、テレワークの導入目的から反する行為であるため、原則禁止であるはずですが、時間の管理をどのように行っていくかが企業において非常に重要な観点になります。

通常のオフィスで働く従業員と違い、テレワーク従業員の労働時間管理には勤怠管理システム導入がお勧めです。

始業時・就業時のメール送信、チャットアプリやWeb会議サービスのアクティビティログの活用、ネットワーク機能付きタイムレコーダーなどいろいろな仕組みを設けています。

勤怠管理システムなら、労働時間の集計作業を自動的に瞬時に集計し、バックオフィスの人員を削減することも可能です。

関連記事:テレワーク 勤怠管理システム 比較

テレワーク 勤怠管理システム

テレワーク 勤怠管理システム

テレワーク 業務管理、プロジェクト管理、タスク管理

テレワーク社員を含め部署の垣根を超えて協力する必要のあるプロジェクトを立ち上げる場合、そのプロジェクトをどう管理するのか、プロジェクト進行に必要な細かなタスクをどのように管理するのかという問題が生じる可能性があり、対応としては業務管理、プロジェクト管理、タスク管理ツールがあります。

テレワーク実施の基本的な機能としてスケジュールを共有でき、且つ、テレワーク中の従業員の業務を管理したり、従業員間でスケジュールを確認し、打ち合わせや会議を設定する場合に利用するツールです。

従業員が特定の時間帯にどの業務に従事しているかを確認したり、テレワーク時に実施した仕事を可視化し管理することができます。

さらに、研究・開発・企画等のプロジェクト単位で動いている業務でテレワークを実施する場合には、プロジェクト管理・タスク管理まで行えるツール(グループウェア)の導入があります。

テレワーク プロジェクト管理・タスク管理 比較 一覧表

グループウェア 運営会社名 特徴
サイボウズOffice サイボウズ(株) 日本生まれの定番グループウェア、「サイボウズOffice」は、国内での利用シェアが高く、提供形態もクラウド型やパッケージ型など自社に合わせて選ぶことができる日本企業向けグループウェアです。
desknet’s NEO (株)ネオジャパン ネオジャパンが提供する「desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)」は、4年連続で顧客満足度No.1のグループウェア。自社に合う業務アプリを4ステップで作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れたグループウェアです。
Office365 マイクロソフト Office 365ではチームの作業を整理する「Microsoft Planner」が利用できタスク管理ができる、チームの共同作業を支援するツールとしては、又「Microsoft Teams」があり、Wikiや他のアプリを追加して便利に使える。
G Suite グーグル Googleがサブスクリプション形式で提供しているクラウドコンピューティング生産性向上グループウェアツール、物理的なサーバー等のインフラは不要です。

関連記事:テレワーク 労務管理システム【図解】

テレワーク導入 雇用者側の課題

コミュニケーション不足

テレワークではオフィスに出勤するわけではないので、同僚と顔を合わせて話をしたり、上司に直接仕事の相談ができなくなるという問題が生じる可能性があります。

テレワークで働く場合は、同僚や上司とコミュニケーションを取る方法を確保しておかなければ孤独感を感じたり、働きやすい職場環境が逆にストレスの原因になります。

そもそもコミュニケーションがなぜ重要とされてきているのかというと、コミュニケーション不足による従業員のモチベーション低下や離職などにつながっているケースが多いからです。

企業に問わず、組織やチームはコミュニケーション量に比例して、お互いの信頼関係の構築や組織・チームへの愛着心などに結びついています。

このコミュニケーション課題を解決するため、テレワーク導入企業をはじめ、多くの企業は社内SNSやコミュニケーションツールの導入・開発を合わせて行っています。

業務的なコミュニケーションだけでなく日常的なコミュニケーションが促進される仕組みや、縦割組織からフラットな組織づくりなど多くの企業が実践している施策を、テレワーク導入企業はより優先度を上げて取り組まなければなりません。

以下は、テレワークでよく利用されている、Eメール・チャット(インスタントメッセンジャー)、電話関連システム、会議システムといったコミュニケーションツールについて、使い方や特徴を紹介します。

Eメール・チャット(インスタントメッセンジャー)

従来利用しているEメールを効果的に使うことで、職場との十分な情報共有が可能です。簡単な声掛けやリアルタイムに単文的な会話のやり取りをする場合は、電話、あるいはEメールのように逐次のメッセージ送受信が不要なチャット(インスタントメッセンジャー)を利用すると便利です。

電話関連システム

コミュニケーションツールとしてよく利用される携帯電話や固定電話は、職場の上司や同僚との連絡手段でもありますが、担当する顧客とのコミュニケーションツールとしても重要です。
携帯電話や固定電話だけでなく、インターネット経由で利用できるインターネット電話サービスのアプリケーションを利用すれば、1つのアプリケーションで通話だけでなくチャットや電話会議・ビデオ会議も可能になる場合があります。

会議システム

会議システムは、遠隔地にいる複数の従業員や顧客が対面で会議をすることができ、商品の実物を投影し、確認しながら進めるような打合せでは、特に有効なツールです。
また、ビデオ会議システムを使えば、カメラを通じて対面でのリアルタイムな会話ができるので、テレワーク中の従業員の在席管理ツールの代わりとして利用することもできます。

以前から大企業では高額なTV会議システムを導入して対応していましたが最近ではフリーの色々なビデオ会議システムのアプリが開発されており、パソコンやスマートフォンを使って、セミナーやミーティングをオンラインで開催する事が可能です。

フリー Webビデオ会議アプリ 比較表

アプリ名 特徴
ZOOM(ズーム) フリーで最大100人同時のウェブミーティングができる大人気ビデオ会議アプリ、1クリックの操作で、ミーティングスタート!時間をかけずに効率的な会議が可能です。データの通信量がSkypeに比べて、約1/10であり通信状態が安定している。
Skype(スカイプ) 最大50名まで可能な世界中で圧倒的なユーザー数を誇る、無料のチャット通話アプリ音質のクオリティが高く、ミーティング時の声が聞き取りやすいSkypeクレジットを買えば、Skypeを利用していないユーザーとも通話ができる。
Google ハングアウト 最大10人、Google ハングアウトは、Googleが提供しているコミュニケーションツールです。Googleアカウントさえあればすぐに使えるため、URL共有や専用IDの発行は不要です。Gmailは、既に幅広い年齢層が利用しているため、追加の手続きいらずで導入しやすいといった汎用性も大きなメリットでしょう。一方で、会議参加メンバーは全員、Googleアカウントを持っていることが条件になります。会議の際には、都度ログインが必要です。通話中のチャットも可能ですが、検索機能が備わっていないため、情報が蓄積される
Microsoft Teams Microsoftが提供する、コミュニケーションツールです。Office 365でのチームコラボレーションのハブとなることを目標に作られていて、チーム内のコミュニケーションを円滑化するための機能が多く搭載されています。

また、Microsoftが提供するツールであるため、Office主要ソフトとの親和性が高いことも特徴の一つです。WordやExcelファイルを共同で編集することができます。Office 365を契約済みであれば、メリットが多い。

BizMee 全ての機能を無料で利用することができ、操作も容易であるという点で非常にコスパの良いツールです。映像・音声ともに高品質で、また内容を参加者とリアルタイムで共有することができるホワイトボード機能もあり、会議を円滑に行うことが出来ます。

さらに面倒なインストールや会員登録などの手続きも一切不要なので非常に導入しやすいツールだと言えます。

Whereby 2019年9月より名称が「appear.in」から「Whereby」変更。主催者はルームを作るためにアカウント登録が必要ですが、会議参加者にはアカウント作成やログイン作業は必要なく、主催者によって発行されたURLをクリックするだけで会議に参加できます。

ただし4人までしか同時参加ができないので、大人数での会議を行う為にweb会議システムを導入するならば他のツールを利用する方が良い。

関連記事: Webビデオ会議アプリ 比較

Webビデオ会議アプリ

Webビデオ会議アプリ

関連記事:ビジネス コミュニケーションツーㇽ【図解】

テレワーク 情報セキュリティ対策

テレえもん
テレえもん

最近、不正サイトへの悪用が予想される新型コロナウイルス関連ドメインやZoom関連ドメインの不正アクセスが急増していており特に家庭内のICT環境は、絶好のターゲットです!

テレワーク行うということは、社内の情報を外部に持ち出すということなので、情報漏えいに対しての対策は必須です。

情報セキュリティ体制が整っていない企業はテレワーク導入を検討する前に対策すべきです。

テレワークでは従業員が業務に関わる情報を社外で利用することになります。その業務に関わる情報は会社にとって「情報資産」です。この「情報資産」を守るため、導入にあたっては、セキュリティの方針や行動指針に基づく安全な利用を図ることが必須です。

通常、情報資産は社内、職場の中で管理されますが、テレワークを行う場合は、持ち運びが容易なノートPC(Personal Computer)やタブレット等の端末が利用されるため、インターネットからの攻撃を防御する対策がなされた職場に比べて、情報資産がウィルス・ワーム等の感染、テレワーク端末や記録媒体の紛失・盗難、通信内容の盗聴の「脅威」にさらされやすいといえます。

総務省の「テレワークセキュリティガイドライン 第4版」ではルール・技術・物理といった3つの観点からバランスの良いセキュリティ対策を実施を推薦しています。

それぞれの具体的な内容は以下の通りです。

1. ルールによる

セキュリティ対策

マニュアルを作成し、標準化する事です、情報を取り扱う際の基本方針や行動指針を策定するとともに、従業員がそれに基づいて、情報を安全に扱えるようにするための研修等を実施する。
2. 技術的な

セキュリティ対策

ソフト面、システム面での対策です、ウイルス対策ソフトやサービスの利用、情報の暗号化、ログインの複雑化等により、システムやアプリケーションのセキュリティを確保する。
3. 物理的な

セキュリティ対策

昔ながらの基本のセキュリティ対策です、防犯対策のほか書類や端末の施錠収納などにより、紙ベースの文書やPCやサーバーなど、実体のあるものの管理を行う。

関連記事:テレワーク セキュリティ対策

テレワーク セキュリティ対策

テレワーク セキュリティ対策

関連記事: テレワーク セキュリティ対策

 

テレワーク 助成金

厚生労働省の政策の一環として働き方改革に向けて、特に中小企業・小規模事業者の方々が抱える様々な課題に対応するため、ワンストップ相談窓口として、「働き方改革推進支援センター」を47都道府県に開設しており、その取り組みのひとつとしてテレワークを推進する為の働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)の制度がある。

交付申請の受付は令和2年12月1日(火)までです。
(なお、支給対象事業主数は国の予算額に制約されるため、12月1日以前に受付を締め切る場合があります。)

又、令和2年3月9日には 新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコースが新設された。

助成対象の取組:テレワーク用通信機器(※)の導入・運用

※ シンクライアント端末(パソコン等)の購入費用は対象となりますが、
シンクライアント以外のパソコン、タブレット、スマートフォンの
購入費用は対象となりません

助成の対象となる事業の実施期間: 令和2年2月17日~5月31日

支給額 補助率:1/2(1企業当たりの上限額:100万円)

シンクライアントとは、「Thin(薄い・少ない)+Client(クライアント)」と表され、サーバ側で処理のほとんどを行い、クライアント端末では必要最低限の処理しか行わせないシステムのことです。

関連記事:テレワーク 助成金 厚生労働省、東京都

最後に具体的なテレワーク導入の手順は下記の記事を参照してください。

関連記事:テレ ワーク 導入【図解】

参考文献:

テレワーク導入・運用の教科書

テレワークで働き方が変わる! テレワーク白書2016

できるテレワーク入門 在宅勤務の基本が身に付く本

 

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